Запаситесь вариантами решения задачи до того, как ваш CFO придет за сокращением расходов.

Многим руководителям вскоре придется пересмотреть расходы своих департаментов, чтобы справиться с тройным давлением, которое оказывают текущая устойчивая инфляция, нарушения цепей поставок и напряженная ситуация на рынке труда. Однако даже самую выверенную стратегию оптимизации затрат могут подорвать распространенные ошибки, о которых пойдет речь дальше.

"В условиях стабильно высокого уровня инфляции и риска ослабления спроса в экономике на фоне высоких процентных ставок, все актуальнее становится поиск способов сокращения расходов", - говорит Рандип Ратхиндран, вице-президент по исследованиям компании Gartner. - "Руководители должны уже сейчас определить, где уменьшить бюджет, избегая при этом семи частых ошибок, которые затрудняют, а в перспективе делают невозможной реализацию целей роста в долгосрочной перспективе".

Ошибка № 1: Повальное сокращение расходов с нереалистичными целями

Менее половины руководителей (43%) действительно достигают того уровня экономии, который они наметили в первый год сокращения расходов. Проблема заключается в постановке невыполнимых целей.

Помимо этого, повсеместное сокращение наносит ущерб наиболее эффективным частям вашей организации, разрушает ценности и демотивирует сотрудников.

Ошибка № 2: Непостоянность введенных изменений

Не более 11% организаций могут поддерживать сокращение расходов в течение трех лет. Это происходит потому, что большинство стратегий по сокращению краткосрочны и не позволяют поддерживать перемены, необходимые для принятия решений о расходах, в будущем.

Хотя некоторые расходы (например, командировочные или издержки) могут быть ограничены правилами внутренней политики и запретами, многие сокращенные в бюджете позиции неизбежно возвращаются вновь, поскольку управленцы продолжают тратить средства и реализовывать инициативы для развития компании. Результатом этого становится очередной болезненный раунд сокращения расходов при наступлении следующего кризиса.

Ошибка № 3: Затягивание процессов

Всего 6% организаций последовательно инвестируют в возможности для развития. Такой низкий процент обуславливается тем, что многие компании и их инвесторы придают большое значение росту, но, как правило, не учитывают сопутствующие сложности, которые становятся причиной повышения почти половины корпоративных расходов. Сложности порождает все - от внедрения слишком большого количества дополнительных вариантов уже существующих продуктов до инвестиций в дополнительные направления бизнеса или сложную иерархию управления. При этом расходы могут быть как прямыми, так и косвенными:

• Прямые затраты, такие как чрезмерные складские запасы или гарантийные расходы, связанные с поддержкой слишком большого количества разновидностей продукции и артикулов.
• Косвенные расходы из-за медленного принятия решений.

Ошибка № 4: Откладывание необходимых инноваций

Только 9% организаций создают достаточный потенциал для реализации возможностей роста и инноваций, к которым они стремятся. Существенное сокращение расходов может отвлечь ресурсы от высокоэффективных инновационных проектов или задержать финансирование на неопределенный срок до такой степени, что конкуренты смогут опередить вашу организацию на рынке.

Урезание трат также может создать среду, в которой новаторы не будут чувствовать себя вправе запрашивать достаточное многолетнее финансирование, необходимое для успешной реализации их инициатив.

Ошибка № 5: Экономия на цифровых технологиях

Среди CFO, опрошенных в июле 2022 года, 66% заявили, что планируют увеличить инвестиции в цифровые технологии в течение последующих 12 месяцев. Еще 32% заявили, что сохранят такой же бюджет. Это самый высокий процент среди всех категорий расходов, что отражает постоянную необходимость уделять приоритетное внимание ускорению цифровых технологий, чтобы:

• постоянно снижать стоимость ведения бизнеса (особенно для борьбы с инфляцией),
• улучшить качество обслуживания клиентов и сотрудников,
• опередить конкурентов во время надвигающегося экономического спада.

Однако для реализации ценности и масштабов ИТ-инициатив необходима действенная модель цифровых инвестиций и четкое понимание цифровой стратегии компании. Продуктивное партнерство финансового директора и ИТ-директора также имеет решающее значение для обеспечения дальнейшего финансирования важнейших цифровых инициатив.

Ошибка № 6: Заключение невыгодных контрактов с поставщиками

Двое из пяти ИТ-руководителей сожалеют о приобретении технологий из-за невыгодных условий или завышенных цен. Для организации крайне важно приобрести правильный набор технологий для поддержки цифровой трансформации или ускорения бизнес-процессов. Однако ограниченные бюджеты в сочетании с необходимостью инвестировать в новые и революционные технологии могут заставить руководителей вкладывать средства в технологии, которые требуют непредвиденных затрат на внедрение, порождают новые неэффективности и в целом не оправдывают ожиданий, потенциально тратя впустую миллионы экономических ресурсов.

Переговоры с поставщиками являются ключевой частью стратегии оптимизации затрат, а в условиях текущего высокого уровня инфляции еще сложнее определить, привязывают ваши поставщики повышение цен к своим затратам или просто пытаются сохранить маржу. Обязательно обсуждайте не только цены, но и условия.

Ошибка № 7: Риски как результат сокращения финансирования

В условиях сокращения бюджета руководители обычно в первую очередь стремятся снизить затраты в своей непосредственной зоне ответственности, например, в своем функционале, но очень важно учитывать, не приведут ли эти сокращения к созданию или усилению рисков, угрожающих экономической ценности организации.

Примеры:

• Кибербезопасность. Недостаточное инвестирование в кибербезопасность может снизить затраты на ИТ, но повышает риск крупного инцидента, например, скачивание программы-вымогателя или крупного взлома, что будет неприемлемо для акционеров, клиентов или партнеров. Решение последствий проблемы, связанной с кибербезопасностью, само по себе очень дорого стоит.
• Цепочка поставок. Снижение уровня запасов по всему продуктовому портфелю может улучшить краткосрочное положение организации с финансами, но ухудшить эффективность цепочки поставок, подвергая риску уровень обслуживания клиентов по товарам, которые составляют большую ценность для организации.
• Персонал. Инициативы по сокращению расходов и деинвестирование могут нанести ущерб квалификации сотрудников, что имеет решающее значение для их вовлеченности и эффективности. Понимание этой взаимосвязи поможет избежать необдуманных решений, которые в долгосрочной перспективе могут нанести ущерб ключевым результатам работы с персоналом. Это особенно важно сегодня, когда определенные кадры являются дефицитными и дорогостоящими.

Кратко:

• Сокращение расходов, вероятно, будет стоять на повестке дня в ближайшие недели и месяцы, пока компании будут преодолевать ряд экономических препятствий.
• Непродуманные действия по сокращению расходов могут иметь непредвиденные последствия для долгосрочного благополучия компании.
• Подумайте сейчас, как можно сократить расходы, не подвергая риску ИТ-инициативы и другие стратегии роста в будущем.

Оригинал статьи